Conditions générales de l’accompagnement

Et politique de traitement des données

Dans cette page :

Article 1 : Obligations des parties

1.1. Le BEP s’engage pendant toute la durée de la convention :

  • À mettre en œuvre tous les moyens raisonnables et nécessaires pour accomplir sa mission avec diligence et professionnalisme
  • À ce que les collaborateurs qu’il affecte à la mise en œuvre de la mission possèdent les compétences et l’expérience nécessaire à sa bonne réalisation
  • De remettre un délivrable à chaque mission
  • À ne se substituer en aucune manière à l’ENTREPRISE qui est et reste seul juge et responsable des décisions qui feront suite à l’accompagnement
  • À ne revendiquer aucun droit de propriété intellectuelle sur l’ensemble des analyses et résultats réalisés dans le cadre de l’exécution de sa mission, une fois la mission achevée et entièrement rémunérée.

1.2. L’ENTREPRISE s’engage pendant toute la durée de la convention :

  • À rechercher et à fournir les informations et documents utiles et nécessaires, dans les meilleurs délais, à la demande du BEP
  • À tenir le BEP informé de toutes ses démarches entrant dans le champ de la présente convention
  • A tenir informé le BEP si celle-ci est en faillite, réorganisation judiciaire, liquidation volontaire ou cessation de paiements
  • À informer le BEP de l’octroi des aides qualifiée « de minimis»

1.3. Dans le cadre du processus d’évaluation continue et de reporting des opérateurs économiques effectué par Wallonie Entreprendre ou tout autre organisme mandaté de l’Union Européenne, l’ENTREPRISE marque son accord pour que le BEP leur transmette les données et indicateurs nécessaires et s’engage à répondre à leurs demandes afin que ceux-ci puissent apprécier la nature et la pertinence des prestations du BEP.

1.4. Le BEP est tenu par une obligation de moyens et pas de résultats.

1.5. Le BEP est responsable de la bonne mise en œuvre des services tel qu’ils résultent de la convention et de la présente annexe ; l’ENTREPRISE est quant à elle responsable de l’aboutissement de son projet.

Article 2 : Responsabilités

La mise en œuvre des actions reste de l’entière responsabilité de l’ENTREPRISE.

Le BEP ne pourra en aucun cas et d’une quelconque manière être tenu responsable de l’utilisation qui sera faite par l’Entreprise des documents et travaux réalisés. Le responsable de l’ENTREPRISE décide seul de l’application ou non des recommandations et de l’interprétation des conclusions de l’ensemble des travaux effectués durant la présente convention.

À défaut de recevoir en temps utile les informations et documents sollicités par le BEP, celui-ci ne pourra être tenu responsable d’une quelconque manière des dommages que l’ENTREPRISE viendrait à subir en raison de la non-réalisation ou de la réalisation tardive par le BEP de sa mission.

Article 3 : Confidentialité

3.1.

Le BEP s’engage à prendre les mesures nécessaires afin de garantir la confidentialité des informations ou documents signalés comme présentant un caractère confidentiel ou pouvant raisonnablement être considérés comme ayant un caractère confidentiel dans l’exercice de sa mission/prestation et s’interdit formellement de les divulguer à l’égard de toute personne étrangère au projet.

Tout usage d’informations sur le projet à des fins de communication ou de publication fera l’objet d’un accord préalable de l’ENTREPRISE.

L’obligation de garantir la confidentialité des informations subsistera au minimum pour une durée de 10 ans après la fin de la présente convention et aussi longtemps que lesdites informations ne tombent pas dans le domaine public.

 

3.2.

Dans le cadre du processus d’évaluation continue et de reporting des opérateurs de l’accompagnement économique, le BEP doit transmettre à Wallonie Entreprendre les données et indicateurs nécessaires, dans le respect des obligations de confidentialité éventuellement applicables à ces données et conformément à la législation sur le traitement des données à caractère personnel.

Wallonie Entreprendre garantit que les informations confidentielles seront gardées confidentielles, ne seront communiquées à aucun tiers sans l’autorisation écrite préalable de l’ENTREPRISE et ne seront utilisées que pour mener à bien l’exécution de ses missions d’évaluation des opérateurs de l’accompagnement économique.

Par ailleurs, les données de l’ENTREPRISE ne serviront en aucun cas à d’autres fins qu’au processus d’évaluation continue.

En vertu du décret du 11 juillet 2002, le respect de la confidentialité au sein de Wallonie Entreprendre est une valeur essentielle encadrée et sanctionnée. La politique relative au traitement des données à caractère personnel- Opérateurs wallons est disponible sous le lien suivant : https://cms.sowalfin.be/wp/wp-content/uploads/2021/03/Operateurs_.pdf

Article 4 : Propriété intellectuelle

Les droits de propriété intellectuelle détenus par l’ENTREPRISE avant la signature du contrat demeurent la propriété de l’ENTREPRISE. La signature du contrat n’implique, en aucun cas, un transfert ou une cession des droits de propriété intellectuelle préexistants. Sauf commun accord contraire écrit, aucune revendication de propriété intellectuelle ne pourra être faite par le BEP dans le cadre de l’activité ou du projet de l’ENTREPRISE faisant l’objet de ce contrat.

Article 5 : Facturation

En cas de coûts à charge de l’entreprise, une facture sera établie en début de mission pour la prise en charge des coûts déterminés à l’article « Coûts de la mission ». Celle-ci sera transmise dans le mois qui suit la signature de la présente convention. Le paiement se fera en 2 tranches : la 1ère dès réception de la facture, la 2ème à la clôture de la mission du BEP.

Sauf stipulation contraire et écrite, les factures sont payables à 30 jours date de la facture.

Toute facture non payée à l’échéance portera de plein droit et sans mise en demeure un intérêt au taux annuel de 6 %.

Tout retard de paiement autorise le BEP à suspendre ses prestations.

Toute réclamation doit parvenir au BEP par écrit dans les 10 jours de la réception de la facture.

Article 6 : Force majeure

Le BEP devra notifier par écrit et sans délai à l’ENTREPRISE toute situation ou évènement survenant par suite de circonstances imprévisibles qui la mettent dans l’impossibilité absolue d’accomplir tout ou partie de sa mission.

Si la cause est temporaire, le BEP pourra avec l’accord de l’ENTREPRISE, suspendre l’exécution de sa mission, et ce pour une durée maximale de 60 jours au-delà de laquelle chacune des parties disposera de la faculté de résilier unilatéralement la mission avec effet immédiat.

Article 7 : Politique relative au traitement des données à caractère personnel

Pour tout traitement de données à caractère personnel effectué dans le cadre de l’exécution de la présente convention d’accompagnement, les parties s’engagent à respecter et à se conformer aux réglementations en vigueur applicables au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement général sur la protection des données (2016/679) du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, applicable depuis le 25 mai 2018, ci-après « RGPD », et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

Déclaration de protection des données personnelles 

En tant qu’opérateur d’accompagnement des entreprises et porteur de projet en Région wallonne, le BEP (ci-après dénommé « BEP » ou « nous ») peut être amené à traiter vos données à caractère personnel au sens du RGPD en qualité de sous-traitant ou en qualité de responsable du traitement.

Le BEP est attaché au respect de la vie privée et accordent une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel qu’il est amené à traiter dans le cadre de l’exécution de ses activités et de ses missions d’intérêt public. En tout état de cause, il s’engage à ce que la collecte et le traitement de vos données soient conformes au règlement européen 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (entré en application le 25 mai 2018) relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD) et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

La présente déclaration de confidentialité vise à vous informer de manière claire et complète sur la façon dont vos données à caractère personnel sont et seront traitées par le BEP lorsqu’il agit en tant que responsable du traitement dans le cadre des conventions d’accompagnement des entreprises et porteurs de projet en région wallonne.

Pour toute question concernant le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter sur data.protection@bep.be ou par courrier à BEP, avenue Sergent Vrithoff 2, 5000 Namur.

Cette déclaration de confidentialité vaut pour toutes les données à caractère personnel que nous traitons et s’applique donc à l’ensemble des bénéficiaires de l’accompagnement.

 

1. Pour quelles finalités et sur quelles bases traitons-nous vos données à caractère personnel ?

Le BEP est le responsable du traitement des données à caractère personnel qu’il traite dans le cadre de l’exécution des missions qui lui sont confiées.
Le BEP s’engage à traiter vos données à caractère personnel uniquement de manière compatible avec les fins pour lesquelles elles ont été collectées en premier lieu.

Le BEP traite vos données pour les finalités et sur les bases de licéité suivantes :

  • Dans le cadre d’une obligation contractuelle ou en vue de la préparation d’un contact avec vous ;
  • Lorsque le BEP a un intérêt légitime pour le traitement (gestion des plaintes, amélioration de la qualité du service ou à des fins de statistiques ou d’analyses des conventions d’accompagnement) ;
  • Lorsque nous avons reçu votre consentement pour leur traitement (diffusion de photographies, envoi de newsletter) ; ou
  • Lorsque cela est nécessaire pour nos obligations légales (déclaration de sinistres, obligations comptables et fiscales).

Si nous décidons d’utiliser les données à caractère personnel pour une autre finalité que celles reprises ci-dessus, nous vous fournirons toujours une information préalable au sujet de cette autre finalité.

 

2. Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?

Dans le cadre de nos activités, en tant que responsable du traitement, nous pouvons être amenés à recueillir et à traiter les catégories de données à caractère personnel suivantes :

Nous pouvons recueillir les catégories de Données suivantes :

  • Données d’identification personnelles ;
  • Données de contact
  • Données d’identification émises par les services publics ;
  • Données d’identification électronique ;
  • Données d’identification financières ;
  • Moyens financiers, solvabilité ;
  • Détails relatifs aux assurances ;
  • Plaintes ;
  • Données judiciaires ;
  • Informations relatives à la formation, à l’emploi et à l’organisation du travail ;
  • Images.

 

3. Avec qui les données seront-elles partagées ?

Les données seront, exclusivement pour ce qui est nécessaires aux finalités précitées, communiquées aux personnes ou organismes suivants :

  • À Wallonie Entreprendre (société anonyme dont le siège social est sis Avenue Maurice Destenay, 13 à 4000 Liège, enregistrée auprès de la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0227.842.904. La SOWALFIN est chargée, par la Région wallonne, de la mission d’intérêt public de pilotage et de coordination des Opérateurs et de leurs Services), en tant que pilote des Opérateurs d’accompagnement et de leurs Services ;
    Les Données à caractère personnel du Bénéficiaire qui sont communiquées par le BEP à Wallonie Entreprendre sont traitées par la Wallonie Entreprendre en qualité de responsable de traitement. Il en est ainsi des Données présentes dans les Livrables transmis par le BEP à la Wallonie Entreprendre dans le cadre de sa mission d’évaluation continue de la qualité globale des produits d’accompagnement au bénéfice des entreprises et porteurs de projets wallons. Il est également renvoyé à la police vie privée de la Wallonie Entreprendre, disponible sur son site internet https://cms.sowalfin.be/wp/wp-content/uploads/2021/03/Operateurs_.pdf, pour de plus amples informations relatives aux traitements effectués.
  • Tout organisme mandaté de l’Union Européenne dans le cadre du processus d’évaluation continue et de reporting des opérateurs économiques lors de l’accompagnement au bénéfice des entreprises et porteurs de projets wallons.
  • Si ceci est nécessaire pour la prestation de services. Pour certains aspects de sa prestation de services, le BEP peut faire appel à des sous-traitants ; vos données à caractère personnel peuvent alors être transmises à ces derniers. Le transfert de données se déroule toujours selon des règles claires. Nous vous garantissons que ces données à caractère personnel sont uniquement utilisées aux fins pour lesquelles elles ont été reçues et qu’il est veillé à un traitement correct.
  • Les prestataires de services choisis par le BEP, lesquels sont en charge de l’hébergement des sites internet, la mise à disposition d’infrastructures, les services informatiques, les services de courrier électronique, les services d’audit et tout autre service semblable afin de leur permettre de fournir lesdits services. La nécessité d’échanger des données à caractère personnel est considérée au cas par cas et ne se produit que si cela est strictement nécessaire ;
  • En cas de litige, les Données peuvent être transmises à un tiers chargé de la gestion des litiges (cabinet d’avocats, société de recouvrement, etc.), lequel veillera également à respecter la législation applicable quant à ces informations ;
  • Comptable, autorité publique, etc., en vue de respecter les obligations légales du BEP (communication des Données à son comptable, répondre à une demande des autorités publiques, se conformer à une décision de justice, etc.) ;
  • Si vous avez donné votre autorisation expresse
    Si le BEP veut transmettre vos données à une tierce partie et qu’il ne peut pas recourir aux mentions ci-dessus, il demandera votre consentement explicite. Nous ne vendrons pas ni ne transmettrons vos données à une tierce partie sans cette autorisation.

Aucun transfert de données en dehors de l’Espace Economique Européen (“EEE”) ne sera réalisé sauf obligations légales et moyennant les garanties exigées en vertu du Règlement européen sur la protection des données à caractère personnel UE 2016/679.

En tout état de cause, le BEP ne vendra et/ou ne divulguera pas de données à caractère personnel à des tiers notamment à des fins de marketing direct.

 

4. Combien de temps sont conservés vos données à caractère personnel ?

Le BEP traite vos données à caractère personnel avec les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour garantir la sécurité de vos données. Dans ce cadre, nous ne pouvons pas conserver de données à caractère personnel plus longtemps que le strict nécessaire aux fins pour lesquelles nous les avons reçues ou pour l’exécution d’un contrat ou pour l’accomplissement d’une obligation légale.

Les durées de conservation sont déterminées sur base de plusieurs critères tels que le type de traitement, la finalité de celui-ci, le lieu où sont stockées les Données, le type de personne concernée ou encore le type de données collectées. La durée de conservation d’un traitement de Données particulier pourra être communiquée à la personne concernée qui en fait la demande.

Le BEP conserve en tout état de cause les données à caractère personnel conformément aux délais légaux de conservation.

Lorsqu’un Service est cofinancé, en tout ou en partie, par les Fonds structurels européens, les règles de conservation des données applicables en raison du cofinancement par ces fonds s’appliquent.

Après expiration du délai de conservation, vos données à caractère personnel seront définitivement supprimées ou anonymisées.

 

5. Comment les sécurisons-nous ?

Des mesures techniques et organisationnelles appropriées ont été mises en place afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques, y compris entre autres, selon les besoins :

  • Des moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement ;
  • Des moyens permettant de rétablir la disponibilité des Données à caractère personnel et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique.

Le détail de ces mesures de sécurité peut être communiqué sur demande.

 

6. Quels sont vos droits ?

A. Droit d’accès

Vous avez le droit d’accéder aux données que nous avons à votre sujet et de les consulter.
Dans ce contexte, vous pouvez poser les questions suivantes :

  • le BEP dispose-t-il de données à caractère personnel à mon sujet ?
  • A quelles fins le BEP utilise-t-il mes données à caractère personnel ?
  • De quelles données à caractère personnel le BEP dispose-t-il ?
  • Qui a accès à mes données à caractère personnel ?
  • Quelle est la durée de conservation des données à caractère personnel ?

Pour demander ces informations, vous pouvez adresser un e-mail (data.protection@bep.be) ou un courrier à l’adresse du BEP.

 

B. Droit de rectification

Vous avez le droit de faire adapter vos données lorsque celles-ci sont incorrectes et/ou incomplètes. Vous pouvez faire cette demande en vous adressant par e-mail (data.protection@bep.be) ou un courrier à l’adresse du BEP.

L’adaptation de données à caractère personnel peut être liée à des restrictions contractuelles et/ou légales ; elle est donc parfois impossible en raison de nos obligations.

 

C. Droit à l’effacement des données

Vous avez le droit de faire effacer vos données de nos systèmes. Vous pouvez faire cette demande en vous adressant par e-mail (data.protection@bep.be) ou un courrier à l’adresse du BEP.

La suppression de données à caractère personnel est parfois impossible en raison d’obligations contractuelles, de dispositions légales et d’intérêts généraux de notre organisation ; nous ne pouvons donc pas toujours accéder à cette requête. Vos coordonnées ne sont par exemple pas supprimées lorsqu’une facture reste impayée ou tant que le processus d’évaluation continue et de reporting des actions du BEP dans le cadre de l’accompagnement au bénéfice des entreprises et porteurs de projets wallons n’est pas terminé.

 

D. Droit d’opposition

Le droit d’opposition vous permet de refuser l’utilisation de vos données à caractère personnel sous certaines conditions.

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement des données vous concernant fondé sur l’intérêt public ou l’intérêt légitime du Responsable du traitement, y compris le profilage basé sur ces intérêts.

La personne concernée pourra également s’opposer à un traitement de données qui repose sur son consentement ou sur un contrat pour autant que les données aient été récoltées à des fins de prospections ou des fins archivistiques et statistiques.

Ce droit d’opposition ne s’applique pas à des communications dans le cadre d’accords contractuels et/ou d’obligations légales.

 

E. Droit à la limitation du traitement

Vous avez le droit de demander que le traitement de vos données soit limité, auquel cas nous conserverons vos données, mais nous limiterons leur utilisation. Cette demande peut être introduite quand, par exemple, vous estimez que les données à caractère personnel sont incorrectes ou que le traitement effectué par le BEP est illégitime. Nous ne devons accéder à ces demandes que dans les cas fixés par la loi.

 

F. Droit à la portabilité

Dans le cas où nous traitons vos données à caractère personnel sur base d’un contrat ou de votre consentement et que le traitement est effectué via des procédés automatisés, vous pouvez nous demander de vous transférer l’ensemble de vos données à caractère personnel ou encore de les transférer à un autre responsable de traitement.

 

G. Le droit de retirer votre consentement

Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment si le traitement de vos données a lieu sur la base d’un consentement. La manière de procéder est la même que pour concéder ce droit.

 

H. Traitements automatisés

Dans le cadre de la convention d’accompagnement, nous n’utilisons pas vos données à caractère personnel pour procéder à un profilage.

Le profilage au sens du RGDP est toute forme de traitement automatisée de données à caractère personnel consistant à utiliser ces données pour évaluer certains aspects personnels relatifs à une personne physique, notamment pour analyser ou prédire des éléments concernant le rendement au travail, la situation économique, la santé, les préférences personnelles, les intérêts, la fiabilité, le comportement, la localisation ou les déplacements de cette personne physique.

Dans le cas où vous estimez que vous faites l’objet d’une décision uniquement fondée sur un procédé automatisée, vous pouvez vous y opposer.

  

I. Modalités des demandes ou comment faire falloir vos droits ?

Vous pouvez exercer vos droits en nous adressant un e-mail à data.protection@bep.be ou un courrier à BEP, avenue Sergent Vrithoff 2, 5000 Namur, accompagné d’une copie de votre titre d’identité comportant votre signature :

Toutes les demandes susmentionnées sont gratuites, sauf si le BEP considère que la demande est manifestement non fondée ou excessive (comme dans le cas d’une demande répétée notamment).

Nous traiterons chaque demande correctement et avec soin dans une période d’un mois suivant la réception de toutes les informations pertinentes. Ce délai peut éventuellement être prolongé de deux mois, compte tenu notamment de la complexité et du nombre de demandes. En cas de prolongation du délai, vous en êtes toujours informé, ainsi que des motifs de la prolongation.

Si vous n’êtes pas satisfait(e) des informations fournies ou pensez ne pas avoir reçu une réponse complète, vous pouvez vous adresser au Data Protection Officer du BEP afin d’examiner avec lui toutes vos options à l’adresse mail suivante :

  • Nom : Huwaert
  • Prénom : Raphaël
  • e-mail : DPO@bep.be

 

7. Le droit de réclamation

Vous avez le droit d’introduire à tout moment une plainte sur la façon dont le BEP traite vos données à caractère personnel et/ou la manière dont nous mettons en œuvre vos droits, lorsque vous pensez que le BEP porte atteinte à votre vie privée. Dans cette optique, vous pouvez vous adresser aux endroits suivants :

  •  Porter plainte auprès du BEP
    • Le BEP a désigné un Data Protection Officer qui a un rôle indépendant au sein de l’organisation et traitera votre plainte pour parvenir avec vous à une solution.
    • Vous pouvez le contacter sur dpo@bep.be
  •  Porter plainte auprès de l’autorité chargée de la protection des données

Vous avez le droit de porter plainte auprès de l’Autorité chargée de la protection des données sur la manière dont le BEP traite vos données à caractère personnel et/ou met en œuvre vos droits.

Vous pouvez la contacter de la manière suivante :

 

8. Modifications à la déclaration de protection des données

Le BEP se réserve le droit d’apporter des modifications à sa déclaration de protection des données à caractère personnel. Tout changement important sera immédiatement publié sur cette page. Nous vous recommandons de consulter cette déclaration régulièrement, afin que vous soyez toujours au courant du contenu de la déclaration de protection des données à caractère personnel applicable.

Article 8 : Résiliation unilatérale

Chaque partie peut mettre fin au contrat, par lettre recommandée, à l’autre partie en cas de violation substantielle par celle-ci des obligations résultant de la convention, ou en cas de circonstances exceptionnelles justifiant la résiliation. La présente convention prendra fin le lendemain de l’envoi de cette notification.

Toute inexécution des obligations contractuelles peut être considérée comme une violation substantielle, si elle est répétée en dépit d’une demande de l’autre partie de se conformer à la convention.

En outre, les parties conviennent que doivent être considérées comme des circonstances exceptionnelles justifiant la résiliation les circonstances suivantes : faillite, réorganisation judiciaire, liquidation volontaire, non communication par L’ENTREPRISE, en temps opportun, des informations et documents utiles et nécessaires sollicités par le BEP en vue de la bonne exécution de sa mission.

En cas de résiliation, un décompte des prestations réalisées et des paiements déjà effectués est réalisé par le BEP et transmis à l’ENTREPRISE pour accord. Une note de crédit ou une facture selon le cas est émise endéans le mois.

Article 9 : Juridiction compétente

Les tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Namur sont seuls compétents pour connaître des litiges relatifs à la validité, l’interprétation et l’exécution de la présente convention et feront application exclusive de la loi belge.